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¿O que dedicaste horas a preparar una cita importante con un cliente… solo para que nunca apareciera?
👉 La buena noticia: ambas situaciones tienen una solución sencilla y práctica — los correos de recordatorio..
Un correo sencillo pero bien elaborado es todo lo que necesitas para recordar a los asistentes sobre los próximos eventos, asegurándote de que todos estén preparados y al tanto de las reuniones futuras.
En este artículo, te guiaremos a través de las mejores prácticas para enviar recordatorios por correo, te mostraremos tres plantillas universales y te daremos plantillas listas para usar en reuniones de reclutamiento, ventas, recursos humanos, coaching, experiencia de usuario, atención al cliente, admisiones universitarias y servicios estudiantiles.
Seamos sinceros: hoy en día todos estamos manejando muchas cosas a la vez. Entre reuniones seguidas, correos interminables y todo lo demás en nuestras agendas, es fácil que algo se nos pase por alto.
Ahí es donde los correos de recordatorio de reuniones entran en acción para salvar el día. Un recordatorio rápido puede hacer una gran diferencia para mantener todo en orden y asegurarte de que tus reuniones realmente sucedan — y que se desarrollen sin problemas.
¿Te ha pasado que en una reunión la mitad de las personas olvidaron asistir o cancelaron en el último minuto? Un simple correo de recordatorio puede marcar la diferencia: —ayuda a que todos estén al tanto, les da tiempo para organizarse y asegura una conversación mucho más productiva.
Además, estos recordatorios reducen esas molestas cancelaciones de último momento y los típicos mensajes de “¿Podemos reprogramar?”. En otras palabras, hacen que tus reuniones se mantengan en el calendario y se desarrollen según lo planeado. ¡Nada mal para algo que solo toma un par de minutos escribir y enviar!
Cuando los asistentes llegan a una reunión sabiendo de qué se trata y qué se espera de ellos, todo fluye mejor. Incluir lo esencial —hora, lugar (o enlace de Zoom) y una breve agenda— les permite llegar preparados. El resultado: menos “Espera, ¿de qué estamos hablando?” y más conversaciones claras y significativas.
Un correo de recordatorio no solo mantiene a todos informados, también proyecta organización y compromiso con el tiempo de los demás. Es una manera sutil pero poderosa de generar confianza y credibilidad con tu equipo o clientes.
Y lo mejor: contar con una plantilla lista te ahorra esfuerzo, garantizando mensajes profesionales y bien estructurados sin tener que empezar desde cero cada vez.
¿Sabías que una de cada cuatro personas no asiste a una reunión simplemente porque se le olvidó? ¡Eso significa que podrías perder hasta un 25% de oportunidades de negocio solo por no enviar un simple mensaje!
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"Me encantan los recordatorios por correo y todas las notificaciones que ofrece YouCanBookMe. Gracias a eso, creo que nunca nadie me ha dejado plantado” |
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💡 Consejo profesional: Para aumentar la eficacia de tus recordatorios, considera enviar recordatorios por SMS junto con los correos electrónicos. Pero asegúrate de preguntar a tus clientes cuál es su método de comunicación preferido. |
Como dueño de un negocio, tienes un millón de cosas en tu lista de tareas, así que automatizar tareas repetitivas es imprescindible. Los correos electrónicos de recordatorio de citas son candidatos perfectos para esto. Todo lo que necesitas es una herramienta de programación online.
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"La integración con Google Calendar, los recordatorios automáticos por correo electrónico y la flexibilidad para duplicar enlaces de reserva para eventos especiales han sido funciones cruciales para mi negocio." |
Todos los recordatorios en YouCanBookMe son automáticos y completamente personalizables. Solo necesitas configurarlos una vez, y se enviarán automáticamente para asegurarte de que todos los asistentes estén totalmente informados sobre cada reunión próxima.
Esto significa que cuando alguien reserva usando tu enlace de reuniones, tus correos electrónicos de recordatorio se programan automáticamente en función de la hora que haya seleccionado para su cita.
Tenemos buenas noticias: ¡todas las plantillas de correo electrónico a continuación están formateadas para YouCanBookMe!
Siéntete libre de copiar y pegar estas plantillas de recordatorios de reuniones en la sección de contenido del correo de tus recordatorios.
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P.D. ¿Has notado estas llaves { }? Son códigos abreviados que se completarán automáticamente con la información correspondiente de cada usuario de YouCanBookMe. ¡Exacto! Eso significa que cada uno de tus recordatorios por correo electrónico para tus próximos eventos se personalizará automáticamente. |
¿No eres usuario de YouCanBookMe? ¡No hay problema! Simplemente rellena la información dentro de las llaves manualmente para personalizar los correos según tu caso
📌 Nota sobre los campos dinámicos
En YouCanBookMe, los campos destacados como este son dinámicos y se completan automáticamente. En cambio, los campos destacados como este no son dinámicos y deben ser personalizados por ti.
Asunto: Recordatorio rápido de la reunión
* El contenido con {} tiene campos dinámicos.
Asunto: Recordatorio rápido sobre nuestra charla
Asunto: Recordatorio sobre la próxima reunión
Asunto: Recordatorio rápido sobre tu próxima entrevista
Asunto: Recordatorio sobre tu demostración de [empresa]
Asunto: Tu próxima incorporación con {TITULO DE LA PAGINA DE RESERVAS}
Asunto: Recordatorio: Próxima sesión de coaching
Asunto: Recordatorio sobre tu sesión de pruebas de usuario con [empresa]
Asunto: Tu incorporación con {TITULO DE LA PAGINA DE RESERVAS} comienza pronto
Asunto: Tu entrevista con {TÍTULO-DE-LA-PÁGINA-DE-RESERVAS} comienza pronto
Asunto: Recordatorio sobre tu visita a [universidad]
Asunto: Recordatorio sobre tu cita con {TÍTULO-DE-LA-PÁGINA-DE-RESERVAS}
Una buena plantilla debe incluir: el nombre del evento, el tipo de reunión, la fecha y hora, la ubicación (si es presencial, la sala de reuniones) o el enlace de videoconferencia (si es virtual), y tu información de contacto, incluido el nombre de tu empresa. Además, es importante que tenga un tono amigable con frases como “solo un recordatorio” y que esté personalizada para cada destinatario.
Puedes enviarlos usando la herramienta de correo electrónico que prefieras. Sin embargo, enviar y personalizar cada recordatorio manualmente puede tomar mucho tiempo. Para ahorrar tiempo y obtener mejores resultados, te recomendamos usar una herramienta de programación online, como YouCanBookMe, que te permite automatizar los recordatorios y programar múltiples envíos para tus reuniones.
Para lograr un tono cercano y profesional:
Tip: Aprovecha la personalización automática en tus plantillas, incluso en la línea de asunto, para que cada correo se sienta único y pensado para la persona que lo recibe.
La regla general es enviar los recordatorios 24 horas antes de la reunión o evento.
Si quieres personalizar un poco más tus envíos:
👉 Invite con cercanía con estas plantillas de correo electrónico de invitación a reuniones
👉 Confirme fácilmente la asistencia con estas plantillas de correo electrónico de confirmación de reuniones
👉 Cancele con profesionalismo usando estas plantillas de correo electrónico de cancelación de reuniones