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¿Alguna vez te ha pasado que entras en pánico porque olvidaste por completo una

reunion?

¿O que dedicaste horas a preparar una cita importante con un cliente… solo para que nunca apareciera?

👉 La buena noticia: ambas situaciones tienen una solución sencilla y práctica — los correos de recordatorio..

Un correo sencillo pero bien elaborado es todo lo que necesitas para recordar a los asistentes sobre los próximos eventos, asegurándote de que todos estén preparados y al tanto de las reuniones futuras.

En este artículo, te guiaremos a través de las mejores prácticas para enviar recordatorios por correo, te mostraremos tres plantillas universales y te daremos plantillas listas para usar en reuniones de reclutamiento, ventas, recursos humanos, coaching, experiencia de usuario, atención al cliente, admisiones universitarias y servicios estudiantiles.

Los Beneficios de Enviar Correos de Recordatorio de Reuniones

Seamos sinceros: hoy en día todos estamos manejando muchas cosas a la vez. Entre reuniones seguidas, correos interminables y todo lo demás en nuestras agendas, es fácil que algo se nos pase por alto.

Ahí es donde los correos de recordatorio de reuniones entran en acción para salvar el día. Un recordatorio rápido puede hacer una gran diferencia para mantener todo en orden y asegurarte de que tus reuniones realmente sucedan — y que se desarrollen sin problemas.

Reduce las ausencias y aumenta la asistencia

¿Te ha pasado que en una reunión la mitad de las personas olvidaron asistir o cancelaron en el último minuto? Un simple correo de recordatorio puede marcar la diferencia: —ayuda a que todos estén al tanto, les da tiempo para organizarse y asegura una conversación mucho más productiva.

Además, estos recordatorios reducen esas molestas cancelaciones de último momento y los típicos mensajes de “¿Podemos reprogramar?”. En otras palabras, hacen que tus reuniones se mantengan en el calendario y se desarrollen según lo planeado. ¡Nada mal para algo que solo toma un par de minutos escribir y enviar!

Ahorra tiempo y mejora la productividad

Cuando los asistentes llegan a una reunión sabiendo de qué se trata y qué se espera de ellos, todo fluye mejor. Incluir lo esencial —hora, lugar (o enlace de Zoom) y una breve agenda— les permite llegar preparados. El resultado: menos “Espera, ¿de qué estamos hablando?” y más conversaciones claras y significativas.

Refuerza tu profesionalismo y la comunicación

Un correo de recordatorio no solo mantiene a todos informados, también proyecta organización y compromiso con el tiempo de los demás. Es una manera sutil pero poderosa de generar confianza y credibilidad con tu equipo o clientes.

Y lo mejor: contar con una plantilla lista te ahorra esfuerzo, garantizando mensajes profesionales y bien estructurados sin tener que empezar desde cero cada vez.

7 buenas prácticas para enviar recordatorios por correo que sí funcionan

¿Sabías que una de cada cuatro personas no asiste a una reunión simplemente porque se le olvidó? ¡Eso significa que podrías perder hasta un 25% de oportunidades de negocio solo por no enviar un simple mensaje!

"Me encantan los recordatorios por correo y todas las notificaciones que ofrece YouCanBookMe. Gracias a eso, creo que nunca nadie me ha dejado plantado”

- Ro Siracusa, CMO Fractional

  • 1. Sé amable
    Un correo profesional pero cercano marcará el tono de la reunión. Usa frases como "solo un recordatorio rápido" y menciona que estás deseando tener la reunión para darle un tono amigable.
  • 2. Personalízalo
    Incluye el nombre del asistente y los detalles de la cita. No olvides firmar el mensaje con tu propio nombre para que el recordatorio no se sienta genérico.
  • 3. Sé específico
    Incluye la hora exacta, la fecha y el lugar (o enlace a la plataforma de reunión online) en tu recordatorio. ¡No hagas que el asistente tenga que buscar en su bandeja de entrada!
  • 4. Añade tu información de contacto
    Incluye siempre tus datos de contacto y anima a las personas a comunicarse contigo si tienen alguna duda.
  • 5. Usa un asunto claro
    Mantén los asuntos de tus correos concisos pero informativos. Así, las personas pueden ver rápidamente de qué trata el correo y la reunión.
    Por ejemplo:
    • "Tu entrevista con Jane Smith comienza pronto"
    • "Inicio del proyecto — 10 de marzo, 10:00 AM"
  • 6. Envíalo en el momento adecuado
    Para reuniones presenciales, recomendamos enviar un recordatorio por correo 24 horas antes y/o la misma mañana. Para reuniones online, recomendamos enviarlo por la mañana y/o una hora antes.
  • 7. Usa una herramienta de programación online para automatizar tus recordatorios
    Envía recordatorios automáticos y personalizados fácilmente utilizando una herramienta de programación online.

💡 Consejo profesional: Para aumentar la eficacia de tus recordatorios, considera enviar recordatorios por SMS junto con los correos electrónicos. Pero asegúrate de preguntar a tus clientes cuál es su método de comunicación preferido.

Cómo automatizar recordatorios por correo con una herramienta de programación online

Como dueño de un negocio, tienes un millón de cosas en tu lista de tareas, así que automatizar tareas repetitivas es imprescindible. Los correos electrónicos de recordatorio de citas son candidatos perfectos para esto. Todo lo que necesitas es una herramienta de programación online.

"La integración con Google Calendar, los recordatorios automáticos por correo electrónico y la flexibilidad para duplicar enlaces de reserva para eventos especiales han sido funciones cruciales para mi negocio."

- — Corine La Font, Fundadora de La Font and Associates

Cómo automatizar recordatorios por correo con YouCanBookMe

Todos los recordatorios en YouCanBookMe son automáticos y completamente personalizables. Solo necesitas configurarlos una vez, y se enviarán automáticamente para asegurarte de que todos los asistentes estén totalmente informados sobre cada reunión próxima.

Esto significa que cuando alguien reserva usando tu enlace de reuniones, tus correos electrónicos de recordatorio se programan automáticamente en función de la hora que haya seleccionado para su cita.

reminder-to-bookerGuía paso a paso para configurar recordatorios por correo electrónico con YouCanBookMe:

  1. Abre tu panel de control de YouCanBookMe.
  2. Busca la página de reservas a la que te gustaría añadir recordatorios por correo electrónico, haz clic en los tres puntos y selecciona "Editar configuración".
  3. Haz clic en "Notificaciones" y luego en "Recordatorios antes de la reserva".
  4. Haz clic en "Correo de recordatorio para el reservante".
  5. Edita las secciones que desees modificar, incluyendo cuándo se envía la notificación, el asunto del correo y el contenido del mensaje.
  6. Cuando termines, haz clic en "Guardar todos los cambios".

Tenemos buenas noticias: ¡todas las plantillas de correo electrónico a continuación están formateadas para YouCanBookMe!

Siéntete libre de copiar y pegar estas plantillas de recordatorios de reuniones en la sección de contenido del correo de tus recordatorios.

P.D. ¿Has notado estas llaves { }? Son códigos abreviados que se completarán automáticamente con la información correspondiente de cada usuario de YouCanBookMe.

¡Exacto! Eso significa que cada uno de tus recordatorios por correo electrónico para tus próximos eventos se personalizará automáticamente.

¿No eres usuario de YouCanBookMe? ¡No hay problema! Simplemente rellena la información dentro de las llaves manualmente para personalizar los correos según tu caso

Reduzca sus ausencias

Comience a usar YCBM de forma gratuita y automatice hoy todos los recordatorios de reuniones por correo electrónico o SMS.

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3 Plantillas de correo de recordatorio de reunión generales

📌 Nota sobre los campos dinámicos
En YouCanBookMe, los campos destacados como este son dinámicos y se completan automáticamente. En cambio, los campos destacados como este no son dinámicos y deben ser personalizados por ti.

1. Recordatorio de correo corto

Asunto: Recordatorio rápido de la reunión

 Hola {NOMBRE},


Solo un recordatorio rápido de que nuestra próxima reunión está programada para {HORA DE INICIO} el {FECHA DE INICIO}.


¡Estoy deseando que llegue!


Saludos,
[Tu nombre]
[Firma de correo electrónico]

 

* El contenido con {} tiene campos dinámicos.

Recordatorio de correo corto - Template 1.1

2. Recordatorio de correo casual

Asunto: Recordatorio rápido sobre nuestra charla

 Hola {NOMBRE},

Solo para avisarte sobre nuestra reunión mañana.

Aquí tienes un resumen rápido de los detalles:

  • Fecha: {FECHA DE INICIO}
  • Hora: {HORA DE INICIO}
  • Dónde: [Ubicación/Enlace de la reunión]
  • ¿Qué hay en la agenda?: [Resumen breve de los temas de la reunión]


Si hay algo que quieras cubrir o alguna idea que te gustaría agregar antes, no dudes en enviármelo.

¡Espero ponernos al día!

Saludos,
[Tu nombre]
[Firma de correo electrónico]

 

Recordatorio de correo casual - Template 1.2

3. Recordatorio de correo formal

Asunto: Recordatorio sobre la próxima reunión

Estimado/a {NOMBRE},


Te escribo para confirmar nuestra próxima reunión, programada para {FECHA DE INICIO} a las {HORA DE INICIO}.


Detalles clave para tu referencia:

  • Fecha: {FECHA DE INICIO}
  • Hora: {HORA DE INICIO}
  • Duración: Aproximadamente {DURACIÓN}
  • Ubicación/Plataforma: [Ubicación de la reunión/Enlace de la llamada de conferencia]

Si necesitas información adicional antes de nuestra reunión, no dudes en contactarme en cualquier momento.

Espero hablar contigo pronto.

Atentamente,
 [Tu nombre]
 [Firma de correo electrónico]

Recordatorio de correo formal - Template 1.3

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Automatice los correos electrónicos de recordatorio de reuniones y realice reservas, todo en una plataforma fácil de usar.

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9 Plantillas efectivas de recordatorios de reuniones para cada equipo

1. Plantilla de correo de recordatorio para entrevistas uno a uno

Asunto: Recordatorio rápido sobre tu próxima entrevista

Hola {NOMBRE},


Estamos muy contentos de que estés interesado/a en la oportunidad de [nombre del puesto] en [nombre de la empresa].


Solo un recordatorio rápido de que tu entrevista comienza a las {HORA DE INICIO} el {FECHA DE INICIO}.


Elige una opción:

  • Se llevará a cabo en [dirección]. O
  • Se llevará a cabo en Google Meet a través de este enlace: {GOOGLEMEET} O
  • Se llevará a cabo en Microsoft Teams a través de este enlace: {MSTEAMS} O
  • Se llevará a cabo en Zoom a través de este enlace: {ZOOM}
     Código de acceso: {ZOOM-CONTRASEÑA}
  • La entrevista durará aproximadamente {DURACIÓN} y se centrará en [temas/agenda].

Antes de nuestra reunión, no dudes en aprender más sobre nuestra empresa visitando: [URL de la empresa].


¡Esperamos nuestra charla!


Todo lo mejor,
[Tu nombre]
[Firma de correo electrónico]

Plantilla de correo de recordatorio para entrevistas uno a uno - Template 2.1

2. Plantilla de correo para recordar demostraciones de productos

Asunto: Recordatorio sobre tu demostración de [empresa]

Hola {NOMBRE},

¡Estoy emocionado/a de mostrarte nuestro producto en acción! Tu demostración está programada para las {HORA DE INICIO} del {FECHA DE INICIO}.

Elige una opción:

  • Se llevará a cabo en [dirección]. O
  • Se llevará a cabo en Google Meet a través de este enlace: {GOOGLEMEET} O
  • Se llevará a cabo en Microsoft Teams a través de este enlace: {MSTEAMS} O
  • Se llevará a cabo en Zoom a través de este enlace: {ZOOM}
    Código de acceso: {ZOOM-CONTRASEÑA}
Estoy deseando explicarte cómo tu empresa puede usar [producto] para [insertar beneficios aquí].

Puedes echar un vistazo a nuestro [producto] aquí: [enlace a la descripción del producto].

¡Nos hablamos pronto!

Saludos,
[Tu nombre]
[Firma de correo electrónico]

 

Plantilla de correo para recordar demostraciones de productos - Template 2.2

3. Plantilla de correo para recordar la incorporación de nuevos empleados 

Asunto: Tu próxima incorporación con {TITULO DE LA PAGINA DE RESERVAS}

Hola {NOMBRE},

¡Bienvenido/a a [EMPRESA]!

Estamos emocionados de mostrarte el día a día en nuestra empresa y prepararte para tu nuevo rol.

No olvides que tu incorporación comienza a las {HORA DE INICIO} el {FECHA DE INICIO}.

Elige una opción:

  • Se llevará a cabo en [dirección].
  • Se llevará a cabo en Google Meet a través de este enlace: {GOOGLEMEET} O
  • Se llevará a cabo en Microsoft Teams a través de este enlace: {MSTEAMS} O
  • Se llevará a cabo en Zoom a través de este enlace: {ZOOM}
    Código de acceso: {ZOOM-CONTRASEÑA}
No dudes en revisar nuestro [Kit de bienvenida, Paquete de bienvenida, etc.] y ven preparado/a con cualquier pregunta que puedas tener.

¡Estamos emocionados de que te unas al equipo!

Saludos,
[Tu nombre]
[Firma de correo electrónico]

 

 

Plantilla de correo para recordar la incorporaciขn de nuevos empleados - Template 2.3

4. Plantilla de correo para recordar sesiones de coaching

Asunto: Recordatorio: Próxima sesión de coaching

Hola {NOMBRE},

¡Espero que estés bien! Solo paso por aquí para recordarte nuestra próxima sesión de coaching a las {HORA DE INICIO} el {FECHA DE INICIO}.


Elige una opción:

  • Se llevará a cabo en [dirección].
  • Se llevará a cabo en Google Meet a través de este enlace: {GOOGLEMEET} O
  • Se llevará a cabo en Microsoft Teams a través de este enlace: {MSTEAMS} O
  • Se llevará a cabo en Zoom a través de este enlace: {ZOOM}
    Código de acceso: {ZOOM-CONTRASEÑA}

 
Para prepararte para nuestra charla, considera anotar cualquier pensamiento, desafío o éxito que te gustaría discutir. Tu aporte es muy valioso para darle forma a nuestras sesiones y aprovechar al máximo nuestro tiempo juntos.


Si tienes alguna pregunta, no dudes en comunicarte. Puedes responder directamente a este correo o llamarme al [número de teléfono].


¡Espero con ansias nuestra sesión!


Saludos,
[Tu nombre]
[Firma de correo electrónico]

 

Plantilla de correo para recordar sesiones de coaching - Template 2.4

5. Plantilla de correo para recordar sesiones de pruebas de usuario

Asunto: Recordatorio sobre tu sesión de pruebas de usuario con [empresa]

Hola {NOMBRE},


¡Gracias por inscribirte en nuestras pruebas de usabilidad! Apreciamos que tomes el tiempo para ayudarnos a mejorar nuestro producto.


Solo un recordatorio rápido de que tu sesión de pruebas comienza a las {HORA DE INICIO} el {FECHA DE INICIO}.


Elige una opción:

  • Se llevará a cabo en [dirección].
  • Se llevará a cabo en Google Meet a través de este enlace: {GOOGLEMEET} O
  • Se llevará a cabo en Microsoft Teams a través de este enlace: {MSTEAMS} O
  • Se llevará a cabo en Zoom a través de este enlace: {ZOOM}
     Código de acceso: {ZOOM-CONTRASEÑA}

La sesión durará {DURACIÓN} y se centrará en [puntos de enfoque/lista de productos].


Aquí tienes un resumen rápido de lo que incluirá: [explicación del proceso].


Si tienes alguna pregunta, por favor responde a este correo o contáctame al [número de teléfono].


¡Estoy ansioso/a por escuchar tus comentarios!


Saludos,
[Tu nombre]
[Firma de correo electrónico]

 

Plantilla de correo para recordar sesiones de pruebas de usuario - Template 2.5

6. Plantilla de correo para recordar la incorporación de nuevos clientes

Asunto: Tu incorporación con {TITULO DE LA PAGINA DE RESERVAS} comienza pronto

Hola {NOMBRE},

¡Bienvenido/a a [empresa]! Estamos emocionados de prepararte y de que puedas aprovechar al máximo nuestras soluciones.

Este es un recordatorio rápido de que tu incorporación está programada para las {HORA DE INICIO} del {FECHA DE INICIO}.

Elige una opción:

  • Se llevará a cabo en [dirección].
  • Se llevará a cabo en Google Meet a través de este enlace: {GOOGLEMEET} O
  • Se llevará a cabo en Microsoft Teams a través de este enlace: {MSTEAMS} O
  • Se llevará a cabo en Zoom a través de este enlace: {ZOOM}
    Código de acceso: {ZOOM-CONTRASEÑA}


La incorporación durará aproximadamente {DURACION} y se centrará en [temas/agenda].

No dudes en revisar nuestro [Guía de inicio rápido, Guía del usuario, Paquete de bienvenida, etc.] y ven preparado/a con cualquier pregunta que puedas tener.

¡Estamos ansiosos por empezar!

Saludos,
[Tu nombre]
[Firma de correo electrónico]

 

Plantilla de correo para recordar la incorporaciขn de nuevos clientes - Template 2.6

7. Plantilla de correo para recordar entrevistas de admisión

Asunto: Tu entrevista con {TÍTULO-DE-LA-PÁGINA-DE-RESERVAS} comienza pronto

Hola {NOMBRE},

¡Estoy emocionado/a de que estés interesado/a en unirte a la clase de [año] en [universidad]!

Este es un recordatorio amistoso de que tu entrevista de admisión está programada para las {START-TIME} el {START-DATE}.

Elige una opción:

  • Se llevará a cabo en [dirección] O
  • Se llevará a cabo en Google Meet a través de este enlace: {GOOGLEMEET} O
  • Se llevará a cabo en Microsoft Teams a través de este enlace: {MSTEAMS} O
  • Se llevará a cabo en Zoom a través de este enlace: {ZOOM}
    Código de acceso: {ZOOM-CONTRASEÑA}

Por favor, ten tus transcripciones listas y disponibles.

Si tienes alguna pregunta, no dudes en responder a este correo o contactarme al [número de teléfono].

¡Estoy deseando conocerte!

Todo lo mejor,
[Tu nombre]
[Firma de correo electrónico]

 

Plantilla de correo para recordar entrevistas de admisiขn - Template 2.7

8. Plantilla de correo para recordar visitas al campus

Asunto: Recordatorio sobre tu visita a [universidad]

 

Hola {NOMBRE},

¡Es hora de emocionarse! Tu visita al campus de [universidad] comienza a las {HORA DE INICIO} el {FECHA DE INICIO}.

Nuestra universidad está ubicada en [dirección]. Nos encontraremos en el [edificio]. Para un mapa del campus, direcciones, hoteles y puntos de interés en la zona, consulta nuestra guía para visitantes: [enlace].

Si tienes alguna pregunta o inquietud, puedes responder a este correo o contactarme al [número de teléfono].

¡Estamos emocionados de mostrarte lo que [universidad] tiene para ofrecer!

Nos vemos pronto,
[Tu nombre]
[Firma de correo electrónico]

Plantilla de correo para recordar visitas al campus - Template 2.8

9. Plantilla de correo para recordar citas estudiantiles

Asunto: Recordatorio sobre tu cita con {TÍTULO-DE-LA-PÁGINA-DE-RESERVAS}

Hola {NOMBRE},

Solo un recordatorio rápido de que tu cita con {TÍTULO-DE-LA-PÁGINA-DE-RESERVAS} está programada para las {HORA DE INICIO} del {FECHA DE INICIO}.

Elige una opción:

  • Se llevará a cabo en [dirección]. O
  • Se llevará a cabo en Google Meet a través de este enlace: {GOOGLEMEET} O
  • Se llevará a cabo en Microsoft Teams a través de este enlace: {MSTEAMS} O
  • Se llevará a cabo en Zoom a través de este enlace: {ZOOM}
    Código de acceso: {ZOOM-CONTRASEÑA}


Para prepararte mejor para nuestra reunión, recuerda tener tu [insertar ítem aquí: por ejemplo, formulario de ayuda financiera, currículum, encuesta de carrera] listo.

Si tienes alguna pregunta, contacta a nuestra oficina al [número de teléfono].

¡Nos vemos pronto!

Saludos,
[Tu nombre]
[Firma de correo electrónico]

 

Plantilla de correo para recordar citas estudiantiles - Template 2.9

Preguntas frecuentes sobre plantillas de correos de recordatorio de reuniones

¿Qué debe incluir una plantilla de correo de recordatorio de reunión?

Una buena plantilla debe incluir: el nombre del evento, el tipo de reunión, la fecha y hora, la ubicación (si es presencial, la sala de reuniones) o el enlace de videoconferencia (si es virtual), y tu información de contacto, incluido el nombre de tu empresa. Además, es importante que tenga un tono amigable con frases como “solo un recordatorio” y que esté personalizada para cada destinatario.

¿Cómo puedo enviar recordatorios por correo electrónico?

Puedes enviarlos usando la herramienta de correo electrónico que prefieras. Sin embargo, enviar y personalizar cada recordatorio manualmente puede tomar mucho tiempo. Para ahorrar tiempo y obtener mejores resultados, te recomendamos usar una herramienta de programación online, como YouCanBookMe, que te permite automatizar los recordatorios y programar múltiples envíos para tus reuniones.

¿Cómo hacer que un recordatorio sea amigable pero profesional?

Para lograr un tono cercano y profesional:

  • Usa frases como “recordatorio rápido”, “gentil recordatorio” o “recordatorio amistoso”.
  • Incluye el nombre del destinatario y menciona que esperas con interés la reunión.
  • Mantén el lenuaje cálido, accesible y personalizado.

Tip: Aprovecha la personalización automática en tus plantillas, incluso en la línea de asunto, para que cada correo se sienta único y pensado para la persona que lo recibe.

¿Cuándo debo enviar un recordatorio de reunión por correo electrónico?

La regla general es enviar los recordatorios 24 horas antes de la reunión o evento.
 Si quieres personalizar un poco más tus envíos:

  • Para reuniones presenciales, envía el recordatorio la mañana antes de la reunión.
  • Para reuniones virtuales, envíalo a la hora previa al inicio de la sesión.

✨ Descubra más recursos para simplificar su programación en línea y la comunicación con sus clientes:

👉 Invite con cercanía con estas plantillas de correo electrónico de invitación a reuniones

👉 Confirme fácilmente la asistencia con estas plantillas de correo electrónico de confirmación de reuniones

👉 Cancele con profesionalismo usando estas plantillas de correo electrónico de cancelación de reuniones

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